หน่วยการเรียนรู้ที่ 1 รู้จักกับโปรแกรมสำนักงาน

         บริษัทไมโครซอฟท์ได้มีการพัฒนาชุดโปรแกรมสำนักงาน เพื่อตอบสนองต่อความต้องการของผู้ใช้ซึ่งประกอบด้วยโปรแกรมที่มีความสามารถในการทำงานที่แตกต่างกัน คือ

• โปรแกรมประมวลคำ (Microsoft Word) มีความสามารถในการจัดรูปแบบตัวอักษร ย่อหน้า ใส่รูปภาพ จดหมายเวียน และอื่น ๆ

• โปรแกรมตารางคำนวณ (Microsoft Excel) เป็นโปรแกรมที่ใช้ในการจัดทำตารางงาน มีความสามารถในการคำนวณสูตรต่าง ๆ พร้อมทั้งฟังก์ชันที่ช่วยในการคำนวณทางคณิตศาสตร์

• โปรแกรมนำเสนอ (Microsoft PowerPoint) เป็นโปรแกรมนำเสนอผลงาน สามารถนำเสนอผลงานในรูปแบบต่าง ๆ ช่วยให้งานนำเสนอมีความน่าสนใจ

• โปรแกรมรับ/ส่งอีเมล (Microsoft Outlook) เป็นโปรแกรมที่ใช้สำหรับการจัดการอีเมลเพื่อการใช้งานที่ดียิ่งขึ้น สามารถบันทึกรายชื่อผู้ที่เราติดต่อเพื่อความสะดวกในการส่งเมล์ บริหารจัดการเวลา การจดบันทึกและนัดหมายต่าง ๆ อย่างมีประสิทธิภาพ

• โปรแกรมสมุดบันทึกดิจิทัล (Microsoft OneNote) เป็นสมุดบันทึกดิจิทัลที่ใช้จดบันทึกและเก็บข้อมูล

• โปรแกรมออกแบบสิ่งพิมพ์ (Microsoft Publisher) เป็นโปรแกรมสำหรับการออกแบบสื่อสิ่งพิมพ์ต่าง ๆ เช่น โปสเตอร์ ไวนิล นามบัตร การ์ดต่าง ๆ

• โปรแกรม เป็นโปรแกรมฐานข้อมูล (Microsoft Access) เป็นโปรแกรมในการจัดการระบบฐานข้อมูล (Database Management System) ที่สามารถจัดเก็บข้อมูลจำนวนมาก ๆ เข้ามาและยังสามารถพัฒนาแบบฟอร์ม (Form) และสร้างรายงาน (Report)

        และบริษัทไมโครซอฟท์ ก็ได้พัฒนาอย่างต่อเนื่อง จนเกิดเป็น Cloud-Based ที่เรียกว่า Office 365  ในปี 2011 และเปลี่ยนชื่อเป็น Microsoft 365 ในปี 2020 โดยผู้ใช้บริการ สามารถเข้าถึงบริการต่าง ๆ ผ่าน Browser, Application และ Mobile Application ซึ่งข้อดีของการใช้งานแบบ Online คือ สามารถทำงานร่วมกับคนอื่น พร้อม ๆ กันได้ เช่น แชร์ไฟล์เอกสาร Excel ให้แต่ละคนเข้ามากรอกข้อมูลของตนเองได้ และยังกำหนดสิทธิ์ในการเข้าถึงได้ ซึ่งจะประกอบด้วย Microsoft Office คือ Microsoft Excel, Microsoft Word, Microsoft PowerPoint, Microsoft Outlook, Microsoft และ ยังมี ซอฟต์แวร์อื่น ๆ อีก เช่น ซอฟต์แวร์เพื่อการสื่อสาร อย่าง Microsoft Teams ซอฟต์แวร์เพื่อการวิเคราะห์ข้อมูล อย่าง Power BI ซอฟต์แวร์เพื่อการทำงานอัตโนมัติ อย่าง Power Automate ซอฟต์แวร์เพื่อการพัฒนา App แบบ Low Code อย่าง Power Apps ซอฟต์แวร์เพื่อการวางแผนงาน อย่าง Planner ซอฟต์แวร์ที่เป็นพื้นที่จัดเก็บไฟล์ อย่าง OneDrive ซอฟต์แวร์สำหรับการสร้างเว็บไซต์ทั้งในระดับ Portal จนถึงระดับส่วนบุคคล อย่าง SharePoint ซอฟต์แวร์การจัดการวิดีโอ อย่าง Microsoft Streams ซอฟต์แวร์สำหรับการทำ ToDo List อย่าง Microsoft ToDo ซอฟต์แวร์สำหรับการ Chat ในองค์กร อย่าง Yammer

วิธีการสร้าง

1. ดับเบิ้ลคลิกที่ไอคอนของโปรแกรม

2. เลือกเอกสารเปล่า (Blank) หรือ เลือกแม่แบบ (Template) ที่ต้องการ

วิธีการจัดเก็บ

เมื่อต้องการบันทึกไฟล์เพื่อนำไปใช้งานต่อ หรือ เพื่อกลับมาทำงานในครั้งถัดไป สามารถทำตามขั้นตอนได้ ดังนี้

1.ไปที่คำสั่งไฟล์ (File)

2.เลือกคำสั่งบันทึกเป็น (Save As)

3.เลือกคำสั่งเรียกดู (Browse)

4.จะปรากฎหน้าต่างใหม่ขึ้นมา เลือกพื้นที่ ที่ต้องการบันทึกไฟล์

5.ตั้งชื่อไฟล์

6.เลือกรูปแบบไฟล์ที่ต้องการ

7.เลือกคำสั่งบันทึก (Save)

วิธีการเรียกใช้ไฟล์โปรแกรมสำนักงาน

1.ไปที่คำสั่งไฟล์ (File)

4.จะปรากฎหน้าต่างใหม่ขึ้นมา ให้เลือกพื้นที่ ที่บันทึกไฟล์ไว้

5.เลือกไฟล์ที่ต้องการเปิด

6.และเลือกคำสั่งเปิด (Open)

      นามสกุลของไฟล์ เป็นการแบ่งแยกประเภทของไฟล์ ว่าเป็นไฟล์ประเภทใด ซึ่งประเภทของไฟล์ แบ่งออกเป็น 4 ประเภท ได้แก่  ไฟล์รูปภาพ ไฟล์เอกสาร ไฟล์บีบอัด และ ไฟล์วิดีโอ

1.ไฟล์รูปภาพ

• .jpg หรือ .Jpeg ย่อมาจาก Joint Photographic Experts Group เป็นไฟล์รูปภาพที่นิยมที่สุด มีขนาดเล็ก รูปภาพค่อนข้างคมชัด

• .gif ย่อมาจาก Graphic Interchange Format เป็นไฟล์รูปภาพที่สามารถเคลื่อนไหวได้ แต่ไม่ได้จัดในประเภทไฟล์วิดีโอ มีจำนวนสีเพียงแค่ 256 สี มักทำเป็นภาพเคลื่อนไหวมากกว่า ความละเอียดภาพไม่สูงมาก

• .png ย่อมาจาก Portable Network Graphics ไฟล์ประเภทนี้คล้ายกับไฟล์ .jpg มาก แต่ข้อแตกต่าง คือ สามารถเป็นรูปที่ Backgroud โปร่งได้

• .bmp ย่อมาจาก Bitmap ถูกสร้างขึ้นมาเพื่อแสดงภาพโปรแกรม Windows เป็นไฟล์ขนาดใหญ่ จึงไม่ค่อยมีประโยชน์ในการใช้งานมากนัก

• .tiff ย่อมาจาก Tagged Image File Format เป็นไฟล์ที่มีความละเอียดสูงและมีขนาดที่ค่อนข้างใหญ่ รองรับระบบสีได้หลายแบบ เหมาะกับการทำสื่อสิ่งพิมพ์

• .psd ย่อมาจาก Photoshop Document เป็นกราฟิกไฟล์ ที่ใช้ในโปรแกรม Adobe Photoshop สามารถแก้ไขงานแต่ละ Layer

• .swf ย่อมาจาก Shockwave Flash เป็นไฟล์ภาพเคลื่อนไหวของ Adobe Flash แลโปรแกรมอื่นๆ เป็นการ Publish File ให้เป็น Flash Movie

• .ai ย่อมาจาก Adobe Illustrator ซึ่งเป็นโปรแกรมออกแบบแบบ Vector คือการนำจุดมาต่อๆ กัน โดยข้อดีของ Vector คือง่ายต่อการแก้ไข

2.ไฟล์เอกสาร

• .doc หรือ .docx ย่อมาจาก Document เป็นไฟล์เอกสารที่เก็บข้อมูลเป็นหน้า โดยอ่านไฟล์ได้จากโปรแกรม WordPad หรือ Microsoft Word

• .xls หรือ .xlw ย่อมาจาก Excel Spreadsheet เป็นไฟล์ตารางข้อมูล ใช้คำนวณตัวเลข โดยใช้ Microsoft Excel ในการอ่าน

• .pdf ย่อมาจาก Portable Document Format เป็นไฟล์ที่คุณภาพสูงแต่ขนาดค่อนข้างเล็ก ใช้แสดงเอกสารในแบบกราฟิก ใช้โปรแกรม Adobe Acrobat Reader หรือโปรแกรมอื่นๆ ในการอ่าน

• .pptx ย่อมาจาก Microsoft Powerpoint Open XML เป็นไฟล์แบบสไลด์ ใช้ในการนำเสนองาน ใช้เปิดด้วยโปรแกรม Microsoft Powerpoint

• .prg ย่อมาจาก Program เป็นไฟล์ข้อความประเภทหนึ่ง ใช้ NotePad WordPad หรือ Text Editor ในการอ่าน

• .dwg ย่อมาจาก Drawing ของโปรแกรม AutoCAT.txt ย่อมาจาก Text เป็นไฟล์ข้อความธรรมดาคล้ายกับไฟล์ .prg

3.ไฟล์บีบอัด

• .zip เป็นไฟล์ที่บีบอัดหลายๆ ไฟล์รวมกัน ใช้โปรแกรม Winzip Pkzip Winrar ในนการอ่าน

• .rar ย่อมาจาก Roshal Archive เหมือนกับไฟล์ .zip ใช้โปรแกรม Winzio Pkzip Winrar ในการอ่านเช่นเดียวกับไฟล์ .zip

4.ไฟล์วิดีโอและเพลง

• .avi ย่อมาจาก Audio Video Interleave คือไฟล์ภาพยนตร์ ภาพเคลื่อนไหว ใช้โปรแกรม Windows Media Player QuickTime ACDsee ในการเปิด

• .divx เป็นไฟล์ .avi ที่ใส่ Subtitle เพิ่มได้หลายภาษา โดยจะต้องติดตั้งโปรแกรม Subtitle เพิ่ม

• .fly เป็นไฟล์ที่นิยมใช้ในหลายๆ เว็บไซต์ที่ให้บริการวิดีโอผ่านเว็บไซต์

• .mov ย่อมาจาก Movie เป็นไฟล์วิดีโอ โดยที่ใช้โปรแกรม QuickTime ในการเปิด

• .mp3 ย่อมาจาก MPEC Audio Layer 3 เป็นไฟล์ขนาดเล็ก ที่คุณภาพดี ใช้โปรแกรม Winamp Sonique Windows Media Player และอื่นๆ ในการเปิด

• .mp4 ย่อมาจาก MPEC Audio Layer 4 เป็นไฟล์ที่มีพื้นฐานจากไฟล์ .avi แต่ถูกบีบให้ขนาดเล็กกว่า แต่คุณภาพยังคงใกล้เคียงกับของเดิม

• .wav ย่อมาจาก Wave เป็นไฟล์เพลง โดยโปรแกรม Winamp Sonique Windows Media Player และอื่นๆ ในการเปิด

• .wma ย่อมาจาก Windows Media Audio เป็นไฟล์ที่คุณสมบัติเหมือนกับไฟล์ .mp3 แต่ขนาดเล็กกว่าและใหม่กว่า

การบันทึกไฟล์ควรเลือกประเภทของไฟล์ที่เหมาะสมกับงาน เพื่อให้ไฟล์งานมีคุณภาพและสามารถนำไปใช้งานต่อได้อย่างมีประสิทธิภาพ