หน่วยการเรียนรู้ที่ 4 โปรแกรมนำเสนอข้อมูล

โปรแกรมนำเสนอ Microsoft PowerPoint

โปรแกรมนำเสนอ Microsoft PowerPoint เป็นโปรเเกรมในการนำเสนองานพรีเซน
เตชั่น (Presentation) นำเสนอข้อมูลได้ทั้ง ข้อความ รูปภาพ เสียง วิดีโอ ตาราง กราฟ ผังองค์กร การใส่เอฟเฟ็กต์ต่าง ๆ เพื่อเพิ่มความน่าสนใจให้กับสไลด์ (Slide)

🖥️ วิธีการเข้าใช้งานโปรแกรมประมวลคำ หรือโปรแกรม Microsoft PowerPoint มีดังนี้

ดับเบิ้ลคลิกที่ไอคอนโปรแกรม Microsoft PowerPoint บนหน้าจอ Desktop
การเข้าสู่โปรแกรมโดยใช้ปุ่ม Start เลือกโปรแกรม Microsoft PowerPoint
การเข้าสู่โปรแกรมโดยการค้นหา (Search) ชื่อโปรแกรม โดยไปที่แถบค้นหาบนหน้าจอ Desktop และพิมพ์คำว่า “PowerPoint” ลงไป

ส่วนประกอบหน้าต่างโปรแกรม Microsoft PowerPoint

เมื่อเข้าสู่โปรแกรมจะพบหน้าต่างของโปรแกรมนำเสนอ Microsoft PowerPoint ประกอบด้วยส่วนต่าง ๆ ดังนี้

1. แถบเครื่องมือด่วน (Quick Access Toolbar)

2. แถบชื่อเรื่อง (Title bar)

3. ตัวควบคุมหน้าต่าง (Program Window Control)

4. ริบบอน (Ribbon)

5. แถบนำทาง (Navigation Page)

6. พื้นที่สไลด์ (Slide Pane)

7. แถบสถานะ (Status Bar)

8. แถบมุมมองสไลด์ (View Shortcuts)

แต่ละส่วนทำหน้าที่ ดังนี้

1. แถบเครื่องมือด่วน (Quick Access Toolbar)

ปุ่มคำสั่งที่เรียกใช้งานบ่อย ซึ่งสามารถกำหนดเพิ่มเติมได้ภายหลัง

2. แถบชื่อเรื่อง (Title bar)

เป็นส่วนแสดงชื่อของโปรแกรมและชื่อไฟล์งานกำลังสร้างหรือเปิดใช้งาน ในปัจจุบัน

3. ตัวควบคุมหน้าต่าง (Program Window Control)

ปุ่มควบคุม มีทั้งหมด 3 ปุ่ม ซึ่งปุ่มซ้ายสุดจะย่อโปรแกรมไปไว้ที่ Task bar ปุ่มกลางใช้ย่อขยายขนาดของหน้าจอ และปุ่มสุดท้ายใช้ปิดโปรแกรม

4. ริบบอน (Ribbon)

เป็นแถบรวมรวมคำสั่งทั้งหมด เป็นส่วนติดต่อกับผู้ใช้โปรแกรม Microsoft PowerPoint 2016 โดยมีการจัดเรียงคำสั่งเป็นชุดแท็บ ในแต่ละแท็บจะมีปุ่มคำสั่งย่อยที่เกี่ยวข้องกัน

5. แถบนำทาง (Navigation Page)

เป็นส่วนที่ใช้แสดงสไลด์ขนาดย่อ เพื่อจัดการกับสไลด์ เช่น การแทรก การลบ

6. พื้นที่สไลด์ (Slide Pane)

พื้นที่สำหรับใช้ออกแบบและจัดวางองค์ประกอบต่าง ๆ บนแผ่นสไลด์ (Slide)

7. แถบสถานะ (Status Bar)

แถบแสดงสถานะของโปรแกรม เช่น สถานะที่บ่งบอกว่ากำลังบันทึกงาน

8. แถบมุมมองสไลด์ (View Shortcuts)

แถบแสดงประเภทมุมมองสไลด์ที่เลือก

หน้าที่ของเครื่องมือต่าง ๆ ในโปรแกรม Microsoft PowerPoint

แถบริบบอน (Ribbon) เป็นแถบที่รวบรวมชุดคำสั่งต่าง ๆ ที่อยู่ในชุดหรือกลุ่มเดียวกันเข้าไว้ด้วยกัน เพื่อให้สะดวกต่อการใช้งาน ซึ่งริบบอนใน Microsoft PowerPoint มีอยู่ หลายกลุ่มด้วยกัน ดังนี้

1. เมนูไฟล์ (File) รวบรวมกลุ่มคำสั่งที่ใช้ในการจัดการกับไฟล์เอกสาร ประกอบด้วย การสร้างเอกสารใหม่ การเปิด ปิด การบันทึก การพิมพ์ การแชร์เอกสารกับบุคคลอื่น การส่งออก บัญชี คำติชม และคำสั่งตัวเลือกสำหรับการตั้งค่าพื้นฐานให้กับโปรแกรม

2. หน้าแรก (Home) แท็บหน้าแรก จะมีฟีเจอร์ ตัด และ วาง ตัวเลือก ฟอนต์ และ ย่อหน้า และสิ่งที่ต้องใช้เพื่อเพิ่มและจัดระเบียบสไลด์

3. แทรก (Insert) แท็บเครื่องมือกลุ่มแทรกออบเจ๊กต่าง ๆ เช่น รูปภาพ, ตาราง, กราฟ, รูปร่าง, SmartArt, ข้อคิดเห็น,กล่องข้อความ, วิดีโอ, ไฟล์เสียง และสัญลักษณ์ต่าง ๆ

4. หน้าการเปลี่ยน (Transitions) แท็บเครื่องมือที่ใช้กำหนดการเปลี่ยนแผ่นสไลด์เวลานำเสนอ เช่น เลือกเอฟเฟ็กต์, กำหนดเสียง,ตั้งเวลา และเลือกวิธีการนำเสนอ

5. ภาพเคลื่อนไหว (Animations) แท็บเครื่องมือกำหนดภาพเคลื่อนไหวของออบเจ็กต์เมื่อนำเสนอ เช่น เลือกเอฟเฟ็กต์, เลือกวิธีการแสดง, เลือกวิธีการเล่น, ตั้งเวลาเล่นและจัดลำดับการเคลื่อนไหว

6. การนำเสนอสไลด์ (Slide Show) แท็บเครื่องมือการนำเสนอสไลด์ เช่น เริ่มนำเสนอจากสไลด์ไหน, ตั้งค่าการนำเสนอ, ทดสอบเวลาที่จะนำเสนอ, บันทึกเวลา และการเลือกจอภาพในขณะนำเสนอ

7. รีวิว (Review) แท็บเครื่องมือรีวิวหรือตรวจทาน เช่น การพิสูจน์อักษร, การแปลภาษา, แทรกข้อคิดเห็น,เปรียบเทียบเอกสาร และลิงค์ไปที่ OneNote

8. มุมมอง (View) แท็บเครื่องมือเปลี่ยนมุมมองสไลด์ เช่น มุมมองสไลด์แบบต่าง ๆ , มุมมองสี, มุมมองขาวดำ, เส้นกริด, แสดงไม้บรรทัด และการสลับ/จัดเรียงหน้าต่างงานนำเสนอ

9. Contextual Tab แท็บเครื่องมือพิเศษที่สัมพันธ์กับการเลือกออบเจ็กต์ เพื่อใช้จัดการกับสิ่งที่เลือกนั้น เช่น เมื่อเลือกรูปภาพจะแสดงแท็บ Picture Tools และแท็บ Format ที่มีคำสั่งในการจัดรูปแบบให้กับรูปภาพ หรือ SmartArt Tools, Chart Tools, Table Tools และ Drawing Tools เป็นต้น

การกำหนดชุดรูปแบบ หรือ ธีม (Theme)

ธีม (Theme) ในโปรแกรม Microsoft PowerPoint ใช้สำหรับจัดการเรื่องความสวยงามของงานนำเสนอ หรือ Presentation โดยจะประกอบด้วยการจัดการเรื่องหลักๆ ดังนี้

1. ฟอนต์ (Font) ใช้ฟอนต์ใด ในการสร้างงานนำเสนอ โดยงานนำเสนอ ไม่ควรใช้ฟอนต์ที่มีความหลากหลายมากจนเกินไป

2. ขนาดตัวอักษร (Font Size) และสไตล์ (Style) จะควบคุมให้สไลด์ต่างๆ ใช้ขนาดเท่าใด ตัวหนา ตัวเอียง หรือไม่??

3. สี (Color) ทั้งสีของตัวอักษร และพื้นหลัง ของทุก ๆ ส่วนประกอบในสไลด์

4. พื้นหลัง (Background) โดยในโปรแกรม Microsoft PowerPoint จะสามารถควบคุมการแสดงในรูปแบบของสีพื้นหลัง และรูปที่จะมาใช้เป็น Background

5. เลย์เอาท์ (Layout) คือ รูปแบบของโครงสร้างของสไลด์ว่าจะให้มีช่องกรอกข้อความกี่จุด ตำแหน่งใดบ้าง ? โดยใน PowerPoint จะเรียกตำแหน่งที่จะให้กำหนดเนื้อหาเหล่านี้ว่า Placeholder

6. อื่น ๆ ได้แก่ Effect, Header, Footer เป็นต้น

ประโยชน์ของธีม (Theme)

1. ช่วยทำให้งานนำเสนอ มีรูปแบบที่เป็นรูปแบบเดียวกัน (Consistency)

2. ทำให้ลดเวลาในการตกแต่งงานนำเสนอลง

3. ลดเวลาในการปรับแก้ไข เช่นเปลี่ยน โลโก้ ก็สามารถปรับแก้ได้ในครั้งเดียว

ขั้นตอนในการสร้าง Theme

1. สร้างไฟล์ Presentation ใหม่ขึ้นมา เลือก Blank Presentation

2. เข้าคำสั่ง View > Master Slide เพื่อไปยังมุมมองของ Slide ต้นแบบ

3. กำหนด ฟอนต์ (Font) คลิกที่ Slide Master > Fonts > เลือกกลุ่มฟอนต์ที่ต้องการ โดยหากไม่มี ให้สร้างใหม่เอง โดยคลิกที่ Customize Font… และทุกสไลด์จะเหมือนๆ กัน ในกรณีที่ Customize Font คือ พยายามเลือกฟอนต์ Heading Font (Latin) กับ Heading Font (Latin) และ Body Font (Latin) กับ Body Font (Latin) เป็นฟอนต์ชื่อเดียวกัน เพื่อที่เวลาเปลี่ยนภาษา แล้ว จะเป็นฟอนต์เดียวกัน

4. กำหนด สี (Color) คลิกที่ Slide Master > Color > เลือกกลุ่มสีที่ต้องการ โดย โทนสีดังกล่าวจะถูกนำมาใช้เป็น Theme Color และ นำไปใช้กับ ตาราง (Table) และ กราฟ (Chart) ของ Presentation

หากต้องการปรับเปลี่ยนสี หรือสร้างโทนสีของเราเอง สามารถกำหนดโดยการ Customize Color ได้ ซึ่งจะมีสีหลักให้เราระบุด้วยกัน 6 เฉดสี ตั้งแต่ Accent 1 ถึง Accent 6 สีของ Background 2 แบบ และสีของ Hyperlink

5. กำหนด เลเอาท์ (Layout) ที่จะสร้างเพิ่มหรือลดกำหนดในแต่ละ เลเอาท์ (Layout) ว่าจะมี Placeholder ที่ตำแหน่งใดบ้าง โดยเลือกประเภทของ Placeholder เช่น เป็น ข้อความอย่างเดียว (Text) เป็นรูปภาพ (Picture) หรือแบบเนื้อหาผสม (Content)

6. กำหนดตำแหน่งของแต่ละส่วนประกอบว่าจะมีส่วนประกอบอย่างไรบ้าง โดยสามารถใส่ Shape ใส่รูปภาพ โลโก้ (Logo) เข้ามาประกอบ

ข้อแนะนำ สไลด์ที่อยู่ด้านบนสุดจะเรียกว่า Master ส่วนด้านล่างจะเรียกว่า Child ซึ่งหากจะปรับแต่งที่ตัว Master จะส่งผลกระทบกับ Child ทั้งหมด ดังนั้นจะเหมาะสำหรับการกำหนดค่าที่ต้องการให้เหมือนกัน เช่น ใส่โลโก้ทุกสไลด์ ให้ใส่ที่ Master เป็นต้น

7. บันทึก ธีม (Theme) คลิกที่ Slide Master > Themes > Save Current Theme…ห้ามเปลี่ยนโฟลเดอร์เด็ดขาด แล้วตั้งชื่อไฟล์ โดยจะได้ไฟล์นามสกุล .thmx ซึ่งทุกครั้งที่เปิด Microsoft PowerPoint ขึ้นมา จะโหลด Theme ที่เก็บไว้ที่โฟลเดอร์ดังกล่าวมาแสดงให้ใช้งานด้วย (ที่ Tab Design)

การนำเอา ธีม (Theme) ที่บันทึกไว้มาใช้งาน

หากต้องการจะใช้ Theme ของ PowerPoint ที่ได้บันทึกไว้แล้วนั้นทำได้โดยเปิด Presentation เดิมขึ้นมา หรือจะเป็นการสร้างไฟล์ Presentation ใหม่

คลิกที่ Design > คลิกที่ Theme ที่เราได้สร้างไว้ Theme ก็จะถูก apply มายังสไลด์ของเรา

การสร้าง Theme PowerPoint

ที่มา : https://youtu.be/ueM_8P6edSo?si=9GHQXTfVe13lTyMG

การสร้าง Template PowerPoint

ที่มา : https://youtu.be/i9HjMY3MvVM?si=SipwGrljCo-e4-Kn

SmartArt

SmartArt หรือ เรียกอีกอย่างหนึ่งว่า Diagram คือการแสดงข้อมูลในรูปแบบของรูปภาพ หรือ กราฟฟิกที่มีลำดับขั้นตอน เป็นการแสดงความสัมพันธ์ของข้อมูล ทำให้สามารถเข้าใจได้ง่ายยิ่งขึ้น

ประเภทของ SmartArt

1. List หรือ รายการ

2. Process หรือ กระบวนการ หรือ workflow

3. Cycle หรือ วงกลม แสดงความสัมพันธ์ที่ต่อเนื่องกัน

4. Hierarchy หรือ ลำดับชั้น เช่น แผนผังองค์กร (Organization Chart)

5. Relationship หรือ ความสัมพันธ์ และขัดแย้งกัน

6. Matrix หรือ เมทริกซ์ แสดงความสัมพันธ์ของกลุ่มข้อมูลย่อย

7. Pyramid หรือ พีระมิด แสดงลำดับชั้นของข้อมูล จากบนลงล่าง หรือจากล่างสู่บน

ขั้นตอนการใช้งานเครื่องมือ SmartArt

1. คลิกเลือกเครื่องมือ SmartArt บนแท็บ แทรก (INSERT)

2. เลือกรูปแบบ SmartArt ที่ต้องการ

3. ดูตัวอย่างแล้วกดปุ่ม OK

4. ใส่ข้อมูลลงใน SmartArt

เปลี่ยนสีให้ SmartArt ให้มีความน่าสนใจได้ โดยมีขั้นตอน ดังนี้

1. ไปที่แท็บออกแบบ

2. เลือกเปลี่ยนสี

3. เลือกรูปแบบสีที่ต้องการ สีของ SmartArt จะเปลี่ยนไปทั้งหมด

แต่หากเปลี่ยนเฉพาะพื้นที่ เช่น กล่องข้อความที่ 1 มีขั้นตอนดังนี้

1. จะต้องคลิกเลือกที่กล่องข้อความที่ต้องการเปลี่ยนสี

2. ไปที่คำสั่งหน้าแรก

3. ไปที่เครื่องมือเติมรูปร่าง และเลือกสีที่ต้องการ

สรุป โปรแกรมนำเสนอ Microsoft PowerPoint มีเครื่องมือ SmartArt ที่ช่วยให้การนำเสนอข้อมูลมีความน่าสนใจ มีรูปแบบของ SmartArt ที่หลากหลาย เหมาะสมกับการสื่อสารข้อมูล ทำให้การนำเสนอข้อมูลด้วย SmartArt มีความน่าสนใจ และยังสามารถนำข้อมูลที่เชื่อมโยงกับโปรแกรม Microsoft Excel ได้อีกด้วย

Animations

Animations คือ การสร้างลูกเล่น หรือ Animation effect ให้กับวัตถุที่ต้องการ เช่น Text (ข้อความ), Images (รูปภาพ), Charts (ตาราง) และ SmartArt ในการนำเสนอผ่านโปรแกรม Microsoft PowerPoint 2016 ให้ Entrances (เข้า) หรือ Exits (ออก) จากสไลด์ (Slide)

ประเภทของ Animation effect ในแท็บ Animations ใน โปรแกรม Microsoft PowerPoint จะมีเอฟเฟ็กต์ (effect) อยู่ 3 ประเภท คือ

1. แบบ Entrance (เข้า) จะมีสัญลักษณ์เป็นดาวสีเขียว คือ เอฟเฟ็กต์ที่แสดงในเวลาที่เปิดตัววัตถุเข้ามาในสไลด์ครั้งแรก

2. แบบ Emphasis (ตัวเน้น) จะมีสัญลักษณ์เป็นดาวสีเหลือง หลังจากที่เราเปิดตัววัตถุเข้ามาครั้งแรกแล้วต้องการที่เพิ่ม

จุดเด่นหรือเน้นให้มีความน่าสนใจมากขึ้น

3. แบบ Exit (ออก) จะมีสัญลักษณ์เป็นดาวสีส้ม/แดง เป็นเอฟเฟ็กต์ที่แสดงเป็นลำดับสุดท้าย หลังจากที่แสดงเอฟเฟ็กต์

ก่อนหน้าเสร็จแล้ว และต้องการที่จะให้วัตถุหายออกจากสไลด์

ซึ่งเอฟเฟ็กต์แต่ละประเภทก็จะแบ่งการแสดงผลออกเป็น 4 รูปแบบ ดังนี้

1. Basic รูปแบบพื้นฐาน เป็นเอฟเฟ็กต์พื้นฐานทั่วไป มีการแสดงผลแบบเรียบง่าย

2. Subtle การแสดงผลแบบละเอียด ประณีต สวยงาม

3. Moderate เป็นการแสดงผลในระดับปานกลาง เพิ่มความน่าสนใจ

4. Exciting เป็นการแสดงผลที่ตื่นเต้น เน้นความ หวือหวา น่าสนใจ

ขั้นตอนการทำภาพเคลื่อนไหว (Animation)

1. เลือกวัตถุที่ต้องการเพิ่ม Animation บนสไลด์ สามารถเพิ่มได้ทั้ง image (รูป), แผนผัง (chart), หรือกล่องข้อความ (block of text)

2. ไปที่แท็บภาพเคลื่อนไหว (Animations)

3. เมนูภาพเคลื่อนไหว จะมีไอคอนรูปดาวแตกต่างกันไป รูปดาวแต่ละอันจะแสดงให้เห็นถึงเอฟเฟกต์ของ animation อันนั้น ๆ

4. คลิกเลือกเอฟเฟกต์ที่ต้องการ

*** นอกการทำภาพเคลื่อนไหวให้กับแต่ละวัตถุแล้ว ยังสามารถเลือกเอฟเฟกต์เมื่อเปลี่ยนหน้าสไลด์ได้อีกด้วย โดยไปที่ แท็บการเปลี่ยน (Transitions) เลือกรูปแบบการเปลี่ยนสไลด์ที่ต้องการ

📢Tips & Tricks🎬

สร้าง PowerPoint ให้กลายเป็นไฟล์ VDO ง่ายๆ

ไปที่ ไฟล์ (File)
จะปรากฏหน้าต่างไฟล์ (File) เลือกส่งออก (Export)
ไปที่สร้างวิดีโอ (Create a Video)
เลือกความละเอียดที่ต้องการ
เลือกเวลาที่จะใช้ในแต่ละสไลด์ ว่าจะเปลี่ยนสไลด์ในทุก ๆ กี่วินาที
เลือกสร้างวิดีโอ
จะปรากฏหน้าต่างขึ้นมาให้ตั้งชื่อไฟล์ และเลือกพื้นที่ที่ต้องการบันทึกไฟล์ จากนั้นกดบันทึก

Page updated

Google Sites

Report abuse