หน่วยการเรียนรู้ที่ 3 โปรแกรมตารางคำนวณ

โปรแกรมตารางคำนวณ (Spreadsheet)

โปรแกรมตารางคำนวณ Microsoft Excel เป็นโปรแกรมประเภท สเปรดชีต (Spread Sheet) เหมาะสำหรับการจัดการเกี่ยวกับการคำนวณ หาผลลัพธ์ การสร้างกราฟ แผนภูมิ สามารถป้อนข้อความ แทรกรูปภาพ และสัญลักษณ์พิเศษต่าง ๆ ของตัวเลข และการจัดการเกี่ยวกับตารางข้อมูล

🖥️ วิธีการเข้าใช้งานโปรแกรมตารางคำนวณ หรือโปรแกรม Microsoft Excel มีดังนี้

ดับเบิ้ลคลิกที่ไอคอนโปรแกรม Microsoft Excel บนหน้าจอ Desktop
การเข้าสู่โปรแกรมโดยใช้ปุ่ม Start เลือกโปรแกรม Microsoft Excel
การเข้าสู่โปรแกรมโดยการค้นหา (Search) ชื่อโปรแกรม โดยไปที่แถบค้นหาบนหน้าจอ Desktop และพิมพ์คำว่า “Excel” ลงไป

ส่วนประกอบหน้าต่าง โปรแกรมตารางคำนวณ Microsoft Excel

มีส่วนประกอบของหน้าต่างโปรแกรม ดังนี้

1. แถบเครื่องมือด่วน (Quick Access Toolbar) ปุ่มคำสั่งที่เรียกใช้งานบ่อย ซึ่งสามารถกำหนดเพิ่มเติมได้ภายหลัง

2. แถบชื่อเรื่อง (Title bar) เป็นส่วนแสดงชื่อของโปรแกรมและชื่อไฟล์งานกำลังสร้างหรือเปิดใช้งาน ในปัจจุบัน

3. ตัวควบคุมหน้าต่าง (Program Window Control) ปุ่มควบคุม มีทั้งหมด 3 ปุ่ม ซึ่งปุ่มซ้ายสุดจะย่อโปรแกรมไปไว้ที่ Task bar ปุ่มกลางใช้ย่อขยายขนาดของหน้าจอ และปุ่มสุดท้ายใช้ปิดโปรแกรม

4. ริบบอน (Ribbon) เป็นแถบรวมรวมคำสั่งทั้งหมด เป็นส่วนติดต่อกับผู้ใช้โปรแกรม Microsoft Excel 2016 โดยมีการจัดเรียงคำสั่งเป็นชุดแท็บ ในแต่ละแท็บจะมีปุ่มคำสั่งย่อยที่เกี่ยวข้องกัน

5. กล่องชื่อ (Name Box) เป็นช่องที่ใช้สำหรับตั้งชื่อเซลล์

6. แถบสูตร (Formula Bar) ใช้สำหรับพิมพ์สูตรหรือฟังก์ชันต่าง ๆ

7. คอมลัมภ์ (Column) เป็นเซลล์ที่เรียงกันในแนวตั้งของแผ่นงาน

8. แถว (Row) เป็นเซลล์ที่เรียงกันในแนวนอนของแผ่นงาน

9. เซลล์ (Cell) เป็นช่องสำหรับเก็บข้อมูล

10. แถบแสดงแผ่นงาน (Sheet Tab)

11. พื้นที่สำหรับทำงาน (Working Area)

12. มุมมองเอกสาร

13. Zoom เป็นส่วนที่ใช้ปรับเปอร์เซ็นต์การซูมเข้าซูมออกเพื่อดูเอกสาร

หน้าที่ของเครื่องมือต่าง ๆ ในโปรแกรม Microsoft Excel

แถบริบบอน (Ribbon) เป็นแท็บที่รวบรวมชุดคำสั่งต่าง ๆ ที่อยู่ในชุดหรือกลุ่มเดียวกันเข้าไว้ด้วยกัน เพื่อให้สะดวกต่อการใช้งาน ซึ่งริบบอนใน Microsoft Excel มีอยู่หลายกลุ่มด้วยกัน ดังนี้

1. เมนูไฟล์ (File) รวบรวมกลุ่มคำสั่งที่ใช้ในการจัดการกับไฟล์เอกสาร ประกอบด้วย การสร้างเอกสารใหม่ การเปิด ปิด การบันทึก การพิมพ์ การแชร์เอกสารกับบุคคลอื่น การส่งออก บัญชี คำติชม และคำสั่งตัวเลือกสำหรับการตั้งค่าพื้นฐานให้กับโปรแกรม

2. เมนูหน้าแรก (Home) รวบรวมกลุ่มคำสั่งที่ใช้ในการจัดรูปแบบข้อความประกอบด้วย คลิปบอร์ด (Clipboard) แบบอักษร (Font) การจัดแนว (Alignment) ตัวเลข (Number) ลักษณะ (Styles) เซลล์ (Cells) การแก้ไข (Editing)

3. เมนูแทรก (Insert) เป็นเมนูที่ใช้สำหรับแทรกออบเจ็กต์หรือองค์ประกอบต่าง ๆ ลงไปบนแผ่นงาน เพื่อใช้อ้างอิงประกอบข้อมูลให้สมบูรณ์ยิ่งขึ้น รวมถึงการเพิ่มความสวยงาม ประกอบด้วยตาราง (Tables) ภาพประกอบ (Illustrations) แอพพลิเคชัน (Apps)แผนภูมิ (Charts) รายงาน (Reports) วิเคราะห์ข้อมูล (Spark lines) ตัวกรอง (Filters) การเชื่อมโยง (Link) ข้อความ (Text)

4. เค้าโครงหน้ากระดาษ (Page Layout) รวบรวมคำสั่งที่ใช้ในการจัดรูปแบบเอกสาร ประกอบด้วย ชุดรูปแบบ (Themes) การตั้งค่าหน้ากระดาษ (Page Setup) ปรับพอดี (Scale to Fit) แผ่นงาน (Sheet Options) จัดเรียง (Arrange)

5. สูตร (Formulas) คือแท็บเครื่องมือสำหรับการสร้างสูตรคำนวณ, การแทรกสูตร, การตรวจสอบสูตร เป็นต้น

6. Data คือแท็บรวบรวมกลุ่มเครื่องมือที่ใช้จัดการกับข้อมูลประเภทฐานข้อมูล เช่น จัดเรียงข้อมูล, กรองข้อมูล, นำเข้าข้อมูล, ส่งออกข้อมูล เป็นต้น

7. เมนูตรวจทาน (Review) รวบรวมคำสั่งที่ใช้ในการตรวจสอบความถูกต้องของเอกสาร ประกอบด้วยการพิสูจน์อักษร การช่วยสำหรับการเข้าถึง ภาษา ข้อคิดเห็น การติดตาม การเปลี่ยนแปลง การเปรียบเทียบ ป้องกัน และหมึก

8. เมนูมุมมอง (View) รวบรวมคำสั่งที่ใช้ในการแสดงรูปแบบของเอกสารและกำหนดส่วนประกอบต่าง ๆ ของหน้าต่างโปรแกรม ประกอบด้วย มุมมองสมุดงาน (Workbook Views) แสดง/ซ่อน (Show/Hide) ย่อ/ขยาย (Zoom) หน้าต่าง (Windows) มาโคร (Macros) ใช้สำหรับสร้างมาโคร โดยการบันทึกขั้นตอนการทำงานไว้ใช้งานภายหลัง

การป้อนข้อมูลในโปรแกรม Microsoft Excel

การป้อนข้อมูล (Data Entry) ในโปรแกรม Microsoft Excel เป็นการป้อนข้อมูลลงเซลล์ ซึ่งมีทั้งตัวเลขและตัวอักษร ตัวเลขสามารถนำไปคำนวณค่าต่างๆ ได้โดยการระบุตำแหน่งของตัวเลข โดยปกติตัวเลขจะจัดชิดขวาของเซลล์ ข้อความหรือตัวอักษรจะจัดชิดซ้าย ในกรณีที่มีทั้งข้อความและตัวเลขภายในเซลล์เดียวกัน Excel จะถือว่าเป็นข้อความ ไม่สามารถนำไปคำนวณได้

ประเภทของข้อมูล (Data Type) ที่ใช้ในโปรแกรม Microsoft Excel มี ดังนี้

1. ตัวอักษร (Text)

2. ตัวเลข (Number)

3. วันที่ (Dates)

4. เวลา (Time)

5. สูตร (Formula)

การป้อนข้อมูลในโปรแกรมตารางคำนวณ Microsoft Excel สามารถทำได้โดยการพิมพ์ข้อมูลที่ต้องการลงไปในเซลล์ (Cell) ได้เลย เมื่อกรอกข้อมูลเสร็จแล้วก็กด Enter หรือลูกศร ขึ้น ลง ซ้าย ขวา เพื่อที่จะป้อนข้อมูลในเซลล์อื่น ๆ โดยแต่ละเซลล์ จะมีชื่อเรียก เช่น เมื่อเลือกที่คอลัมภ์ B แถว 3 เซลล์จะมีชื่อว่า B3

การป้อนข้อมูลแต่ละประเภท

1. ข้อความ (Text) เมื่อพิมพ์ข้อมูลประเภทข้อความลงใน Excel โดยปกติแล้วข้อมูลประเภทนี้จะชิดขอบซ้ายของเซลล์เสมอ

2. ตัวเลข (Number) เมื่อเราป้อนข้อมูลประเภทตัวเลข ข้อมูลจะชิดขอบขวาอของเซลล์โดยอัติโนมัติ

3. วันที่ (Dates) โปรแกรมจะตั้งค่าการป้อนวันที่ให้อยู่ในรูปแบบ วัน/เดือน/ปี เป็นปี ค.ศ เช่น 27/04/2022 คือ วันที่ 27 เมษายน 2022 หรือถ้าเราป้อนเป็น 27-04-2022 เมื่อเรากด Enter ข้อมูลจะเปลี่ยนเป็น 27/04/2022 โดยอัตโนมัติ ซึ่งข้อมูลประเภทวันที่นี้เราสามารถเปลี่ยนให้อยู่ในรูปแบบอื่น ๆ ได้เช่นกัน

4. เวลา (Time) จะมีเครื่องหมาย : คั่นระหว่า ชั่วโมง : นาที : วินาที เช่น 14:47:15

5. สูตร (Formula) เช่น เมื่อใส่เครื่องหมายเท่ากับ (=) ตามด้วยค่าตัวเลขที่ต้องการคำนวณและตัวดำเนินการทาคณิตศาสตร์ เครื่องหมายบวก (+) เครื่องหมายลบ (-) ที่เครื่องหมายดอกจัน (*) เพื่อคูณ และเครื่องหมายทับ (/) เพื่อหาร จากนั้นกด ENTER โปรแกรมจะคำนวณและแสดงผลลัพธ์ของสูตรทันที เช่น เมื่อพิมพ์ =12.99+16.99 ในเซลล์ C5 แล้วกด ENTER โปรแกรม Excel จะคำนวณผลลัพธ์และแสดง 29.98 ในเซลล์ดังกล่าว

วิธีจัดรูปแบบข้อความตัวอักษร (Font)

การจัดรูปแบบตัวอักษร ในโปรแกรม Microsoft Excel มีวิธีการ ดังนี้

1. เลือกเซลล์หรือกลุ่มเซลล์ที่ต้องการจัดรูปแบบข้อความ

2. ไปที่แท็บฟ้อนต์ (Font)

3. เลือกใช้เครื่องมือที่ต้องการ

การใช้สูตรพื้นฐานการคำนวณ

การใช้สูตรพื้นฐานการคำนวณในโปรแกรมตารางคำนวณ Microsoft Excel จะต้องใส่เครื่องหมาย = (เท่ากับ) นำหน้าสูตรก่อน แล้วตามด้วยตำแหน่งเซลล์ หรือตัวเลขที่เป็นเหมือนตัวแปรที่จะนำค่าไปคำนวณ พื้นฐานการคำนวณโปรแกรม Microsoft Excel แบ่งชนิดของสูตรออกเป็น 4 ชนิด คือ

1. ตัวดำเนินการทางคณิตศาสตร์ (Arithmetic Operator) คือ “เครื่องหมายคำนวณ” เช่น บวก, ลบ, คูณ, หาร และยกกำลัง ซึ่งตัวแปรที่ใช้กับตัดำเนินการนี้จะต้องเป็นข้อมูลตัวเลขเท่านั้น และผลลัพธ์ที่ได้ก็จะเป็นตัวเลขเช่นเดียวกัน

2. ตัวดำเนินการอ้างอิง (Reference Operator) ใช้ในการอ้างอิงตำแหน่งเซลล์บนเวิร์กชีต โดยใช้เครื่องหมาย , (comma), : (colon) หรือเว้นวรรค (space) ในการอ้างอิงถึงกลุ่มเซลล์บนเวิร์กชีต

3. สูตรในการเปรียบเทียบ (Comparison Formula) ใช้เปรียบเทียบข้อมูล เช่น = (เท่ากับ), > (มากกว่า) เป็นต้น โดยแปรผลในเชิงตรรกะคือ TRUE (จริง) หรือ FALSE (เท็จ) เช่น 15>20 คือ 15 มากกว่า 20 หรือไม่ ซึ่งก็คือไม่ใช่ก็เป็น เท็จ (FALSE)

4. ตัวดำเนินการข้อความ (Text Operation) ใช้สำหรับเชื่อมข้อความ อาจจะเป็นข้อความแบบค่าคงที่ หรือข้อความที่เก็บอยู่ในเซลล์มาแสดงร่วมกันได้ หรือจะใช้เชื่อมเนื้อหาหลายๆ เซลล์ให้แสดงที่เซลล์ใหม่ได้

***สูตรการคำนวณใน Excel จะคำนวณจากซ้ายไปขวาเสมอ แต่เครื่องหมายคำนวณทางคณิตศาสตร์ต่างๆ จะมีลำดับความสำคัญต่างกัน โดยจะประมวลผลจากตัวดำเนินการระดับสูงไปยังระดับรองลงมา หรือตามลำดับการคำนวณภายในสูตร เช่น A5+B5*C5-10 จะกระโดดข้ามเครื่องหมาย + ไปทำที่เครื่องหมาย * (คูณ) ก่อนตามลำดับความสำคัญแล้วจึงย้อนกลับไปคำนวณยังเครื่องหมายที่เหลือ และถ้าในสูตรคำนวณเดียวกันมีตัวดำเนินการที่มีระดับความสำคัญเท่าๆกัน เช่น + หรือ – ก็จะคำนวณจากซ้ายไปขวาจนครบตามปกติ

ความหมายและแนวทางแก้ไขรูปแบบของ Error ในโปรแกรม Microsoft Excel

การใช้ฟังก์ชัน (Function) ในการคำนวณ

Function (ฟังก์ชัน) คือ ชุดคำสั่งในการคำนวณอัตโนมัติเป็นฟังก์ชันสำเร็จรูปที่ได้เขียนเอาไว้เรียบร้อยแล้ว เพียงแต่ใส่ชื่อฟังก์ชัน แล้วระบุค่าที่จะนำไปคำนวณตามรูปแบบของฟังก์ชัน หรือเรียกว่า Argument (อาร์กิวเมนต์) ฟังก์ชันพื้นฐาน ประกอบด้วย

1. Sum (ผลรวม) หาผลรวมตัวเลข

2. Max (ค่ามากที่สุด) หาค่าสูงสุดของตัวเลขที่เลือก

3. Min (ค่าที่น้อยที่สุด) หาค่าต่ำสุดของตัวเลขที่เลือก

4. Average (ค่าเฉลี่ย) หาค่าเฉลี่ย

5. Count Numbers (นับจำนวนตัวเลข) นับจำนวนเซลล์ที่เก็บค่าตัวเลขเอาไว้

6. More Functions… เลือกฟังก์ชันอื่นๆ

การประมวลผลและการนำเสนอข้อมูล

ข้อมูล (Data) คือ ข้อเท็จจริงหรือเรื่องราวที่เกี่ยวข้องกับสิ่งต่าง ๆ เช่น คน สัตว์ สิ่งของสถานที่ ฯลฯ โดยอยู่ในรูปแบบที่เหมาะสมต่อการสื่อสาร การแปลความหมาย และการประมวลผล

ข้อมูล (DATA) แบ่งตามลักษณะของข้อมูล ได้ 2 ประเภท ดังนี้

1. ข้อมูลเชิงปริมาณ (Quantitative Data) ข้อมูลที่วัดออกมาเป็นตัวเลข

2. ข้อมูลเชิงคุณภาพ (Qualitative Data) อยู่ในรูปข้อความ อธิบายความหมาย บรรยายความคิดเห็น ความรู้สึก

บทสัมภาษณ์

วิธีการรวบรวมข้อมูล สามารถทำได้โดย

1. การสัมภาษณ์ (interview)

2. การสำรวจ (survey)

3. การสังเกต (observe)

4. การทดลอง (experiment)

การสร้างกราฟในโปรแกรม Microsoft Excel

ขั้นตอนการสร้างกราฟด้วยโปรแกรม Microsoft Excel ทำได้โดยมีขั้นตอนดังนี้

1. เลือกข้อมูลที่ต้องการ

2. คลิกเลือก Insert

3. เลือกกราฟที่ต้องการ

ประเภทของกราฟในโปรแกรม Microsoft Excel

1. กราฟแท่ง Column Chart และ Bar Chart เน้นการเปรียบเทียบโดยสามารถมีกลุ่มข้อมูลเปรียบเทียบได้มากกว่า 1 เรื่อง

ตัวอย่าง

กราฟเปรียบเทียบยอดขายแต่ละกลุ่มสินค้า (Sales Performance by Product Category)
กราฟเปรียบเทียบจำนวนประชากรในแต่ละประเทศ
กราฟยอดขายของแต่ละแผนก ในแต่ละไตรมาส

2. กราฟเส้น (Line Chart) เน้นการแสดงแนวโน้ม การเปลี่ยนแปลง ตามช่วงเวลา

ตัวอย่าง

กราฟแสดงราคาหุ้นในแต่ละชั่วโมง แต่ละวัน แต่ละเดือน
กราฟเทียบอุณหภูมิในแต่ละเดือน
กราฟแสดงผลการดำเนินงาน ยอดขาย กำไร ในแต่ละไตรมาส

3. กราฟวงกลม (Pie Chart) Pie, Donut, Treemap, Sunburst เน้นเปรียบเทียบสัดส่วนจากทั้งหมด

ตัวอย่าง

กราฟแสดง Market Share ของบริษัท เทียบกับตลาด
กราฟแสดงสัดส่วนยอดขายของกลุ่มสินค้าในบริษัทในแต่ละแบรนด์

ข้อมูลที่นำมาใช้ในการประมวลผลมีวิธีการรวบรวมข้อมูลที่สามารถทำได้หลายแบบ เช่น การสัมภาษณ์ (interview)
การสำรวจ (survey) การสังเกต (observe)การทดลอง (experiment) และสามารถนำเสนอด้วยกราฟ ในรูปแบบที่สวยงาม เหมาะสมกับงานช่วยให้การอ่านข้อมูลทำได้ง่าย รวดเร็ว และนำไปใช้ในการวิเคราะห์ วางแผนงานได้อย่างถูกต้อง แม่นยำ

Page updated

Google Sites

Report abuse