หน่วยการเรียนรู้ที่ 2 โปรแกรมประมวลผลคำ

เมื่อเข้าสู่โปรแกรม จะปรากฏหน้าต่างโปรแกรมขึ้นมา เลือกรูปแบบเอกสารที่ต้องสร้าง 

1. แถบเครื่องมือด่วน (Quick Access Toolbar) ปุ่มคำสั่งที่เรียกใช้งานบ่อย ซึ่งสามารถกำหนดเพิ่มเติมได้ภายหลัง

2. แถบเมนู (Menu Bar) แสดงรายชื่อเมนูต่าง ๆ สำหรับใช้งานในโปรแกรม Microsoft Word โดยในแต่ละเมนูจะบรรจุคำสั่งต่าง ๆ

3. แถบชื่อเรื่อง (Title bar) แถบแสดงชื่อเรื่อง/ชื่อเอกสารที่กำลังสร้างหรือเปิดใช้งาน ในปัจจุบัน

4. ริบบอน (Ribbon) แถบรวมรวมคำสั่งทั้งหมด เป็นส่วนติดต่อกับผู้ใช้โปรแกรม Microsoft Word โดยมีการจัดเรียงคำสั่งเป็นชุดแท็บ ในแต่ละแท็บจะมีปุ่มคำสั่งย่อยที่เกี่ยวข้องกัน

5. ตัวควบคุมหน้าต่าง (Program Window Control) สำหรับจัดการกับหน้าต่างโปรแกรม Microsoft Word ที่เปิดใช้งานอยู่ เช่น ปุ่ม Minimize สำหรับย่อหน้าต่างไปไว้ที่ทาสก์บาร์(Taskbar) ปุ่ม Restore down สำหรับย่อขนาดหน้าต่าง ปุ่ม Maximize สำหรับขยายขนาดหน้าต่าง และปุ่ม Close สำหรับปิดหน้าต่างโปแกรม เป็นต้น

6. ปุ่มแท็บ (Tab) สำหรับตั้ง Tab โดยสามารถเลือกรูปแบบของ Tab ที่ต้องการตั้งได้

7. แถบเลื่อน (Scroll bar) สำหรับเลื่อนดูเอกสาร

8. พื้นที่เอกสาร สำหรับใช้พิมพ์งาน (Working Area)

9. แถบสถานะ (Status Bar) เป็นส่วนที่แสดงสถานะการทำงานปัจจุบัน เช่น หน้าที่กำลังทำงานอยู่ที่หน้าใด จำนวนหน้าเอกสารทั้งหมด จำนวนคำทั้งหมด การพิสูจน์อักษร ภาษาที่ใช้งาน มุมมองเอกสาร และเปอร์เซ็นต์การย่อ-ขยายหน้าเอกสาร

แถบริบบอน (Ribbon) เป็นแถบชุดคำสั่งต่างๆ ที่ใช้ควบคุมการสร้างงานเอกสารเพื่อให้เรียกใช้งานได้อย่างสะดวกและรวดเร็ว โดยจัดเรียงเป็นแท็บ ซึ่งในแต่ละแท็บจะมีคำสั่งย่อยที่เกี่ยวข้องกันตามหมวดหมู่การใช้งาน ดังนี้

1. เมนูไฟล์ (File) รวบรวมกลุ่มคำสั่งที่ใช้ในการจัดการกับไฟล์เอกสาร ประกอบด้วย การสร้างเอกสารใหม่ การเปิด ปิด การบันทึก การพิมพ์ การแชร์เอกสารกับบุคคลอื่น การส่งออก บัญชี คำติชม และคำสั่งตัวเลือกสำหรับการตั้งค่าพื้นฐานให้กับโปรแกรม

2. เมนูหน้าแรก (Home) รวบรวมกลุ่มคำสั่งที่ใช้ในการจัดรูปแบบข้อความประกอบด้วย คลิปบอร์ด ฟอนต์ ย่อหน้า สไตล์ และแก้ไข 

3. เมนูแทรก (Insert) รวบรวมคำสั่งที่ใช้ในการแทรกวัตถุประเภทต่าง ๆ ลงบน เอกสาร ประกอบด้วย หน้าเอกสาร ตาราง ภาพประกอบ Add-in มีเดีย ลิงก์ ข้อคิดเห็น หัวกระดาษและท้ายกระดาษ ข้อความและสัญลักษณ์

4. เมนูออกแบบ (Design) รวบรวมคำสั่งที่ใช้ในการจัดรูปแบบเอกสาร ประกอบด้วยธีม จัดรูปแบบเอกสาร การกำหนดพื้นหลังของหน้ากระดาษ

5. เมนูเค้าโครง (Layout) รวบรวมคำสั่งที่ใช้ในการจัดการหน้ากระดาษ ประกอบด้วยตั้งค่ากระดาษ ย่อหน้า และจัดเรียง 

6.เมนูการอ้างอิง (References) รวบรวมคำสั่งที่ใช้ในการสร้างการอ้างอิงประกอบด้วย สารบัญ เชิงอรรถ การค้นคว้า ข้อมูลอ้างอิงและบรรณานุกรม คำอธิบายภาพ และแทรกดัชนี

7. เมนูการส่งจดหมาย (Mailings) รวบรวมคำสั่งที่ใช้การสร้างจดหมายเวียนและส่วนประกอบต่าง ๆ ของจดหมาย ประกอบด้วย สร้าง เริ่มจดหมายเวียน เขียนและแทรกเขตข้อมูล การแสดงตัวอย่างผลลัพธ์ และเสร็จสิ้น

8.เมนูรีวิว (Review) รวบรวมคำสั่งที่ใช้ในการตรวจสอบความถูกต้องของเอกสาร ประกอบด้วยการพิสูจน์อักษร การช่วยสำหรับการเข้าถึง ภาษา ข้อคิดเห็น การติดตาม การเปลี่ยนแปลง การเปรียบเทียบ ป้องกัน และหมึก

9. เมนูมุมมอง (View) รวบรวมคำสั่งที่ใช้ในการแสดงรูปแบบของเอกสารและกำหนดส่วนประกอบต่าง ๆ ของหน้าต่างโปรแกรม ประกอบด้วยมุมมอง การเคลื่อนย้ายหน้า แสดง ย่อ/ขยาย หน้าต่าง แมโคร และ SharePoint

อักษรศิลป์ (WordArt) เป็นรูปแบบอักษรสำเร็จรูปที่ถูกออกแบบมาอย่างสวยงาม  เพื่อใช้ในการตกแต่งเอกสารให้ดูน่าสนใจ และสามารถนำไปใช้งานได้ทันที  โดยการแทรกอักษรศิลป์มีขั้นตอน ดังนี้

1. คลิกเลือกที่แท็บแทรก (Insert)

2. เลือกเครื่องมืออักษรศิลป์ (WordArt)

3. เลือกรูปแบบอักษรศิลป์ที่ต้องการ

4. โปรแกรมจะสร้างกล่องข้อความตัวอย่าง โดยมีข้อความว่า “ใส่ข้อความของคุณที่นี่”

5. พิมพ์ข้อความที่ต้องการลงไป จะได้ข้อความใหม่ ตามรูปแบบอักษรศิลป์ที่เลือก

เมื่อคลิกที่แท็บรูปแบบของเครื่องมืออักษรศิลป์ จะปรากฏกลุ่มคำสั่งต่าง ๆ ที่ใช้ในการจัดการอักษรศิลป์ ประกอบไปด้วย

ลักษณะด่วน  คือ การเปลี่ยนสไตล์อักษรศิลป์ใหม่ ให้กับข้อความเดิม ซึ่งเมื่อเราเลือกข้อความที่ต้องการเปลี่ยนลักษณะแล้ว นำเมาส์ไปชี้ที่สไตล์อักษรศิลป์อื่น ๆ ข้อความศิลป์ของเราก็จะเปลี่ยนไปตามลักษณะที่เมาส์ชี้อยู่ ซึ่งหากต้องการเปิดลักษณะอักษรศิลป์ขึ้นมาทั้งหมด มีวิธีการคือ

1. คลิกที่ปุ่มสามเหลี่ยมชี้ลง เพื่อเปิดแบบอักษรศิลป์แบบอื่น ๆ ขึ้นมา

2. คลิกเลือกลักษณะใหม่ที่ต้องการ

สีเติมข้อความ คือ การใส่สีพื้นให้กับอักษรศิลป์ เช่น ในกรณีที่เราไม่ชอบสีของลักษณะที่โปรแกรมให้มา ก็สามารถเปลี่ยนสีพื้นของตัวอักษรในข้อความได้เช่นกัน โดยมีวิธีการคือ 

1. คลิกที่ลูกศรด้านหลังคำสั่ง สีเติมข้อความ

2. เลือกสีที่ต้องการ

เส้นกรอบข้อความ คือ การใส่สีเส้นขอบให้กับตัวอักษรศิลป์ เช่น ในกรณีที่เราไม่ชอบสี หรือ ลักษณะเส้นขอบที่โปรแกรมให้มา เราก็สามารถเปลี่ยนเส้นขอบของตัวอักษรในข้อความได้เช่นกัน โดยมีวิธีการ คือ 

1. คลิกที่ลูกศรด้านหลังคำสั่ง เส้นกรอบข้อความ

2. เลือกสีที่ต้องการ

สร้างลักษณะพิเศษให้ข้อความ คือ การใส่ลักษณะพิเศษต่าง ๆ ให้กับอักษรศิลป์ เช่น การสะท้อน , การเรืองแสง เป็นต้น โดยมีวิธีการทำงาน และรูปแบบเหมือนกับการใส่ลักษณะพิเศษให้กับรูปภาพ โดยมีวิธีการ คือ

1. คลิกที่ลูกศรด้านหลังคำสั่ง เอฟเฟกต์ข้อความ

2. เลือกรูปแบบเอฟเฟกต์ข้อความที่ต้องการ

3. เลือกรูปแบบเอฟเฟกต์ย่อยที่ต้องการ

กล่องข้อความ (Text box)  คือ วัตถุที่สามารถเพิ่มลงในเอกสาร ช่วยให้วางและพิมพ์ข้อความที่ใดก็ได้ในเอกสาร ช่วยเพิ่มความสนใจไปยังข้อความที่เฉพาะเจาะจง และเมื่อต้องการย้ายข้อความไปส่วนใดก็ได้ในเอกสาร โดยการเพิ่มกล่องข้อความในโปรแกรม Microsoft Word มีขั้นตอน ดังนี้

1. ไปที่แท็บแทรก (Insert)

2. เลือกเครื่องมือกล่องข้อความ (Text box)

3. เลือกแม่แบบ หรือวาดกล่องข้อความ

4. วาดกล่องข้อความตามขนาดที่ต้องการ และพิมพ์หรือ วางข้อความในกล่องข้อความ

ตาราง เป็นรูปแบบการแสดงข้อมูลชนิดหนึ่ง มักใช้ในการเปรียบเทียบข้อมูลตัวเลข และตัวอักษร ซึ่งวิธีการสร้างตารางในโปรแกรมประมวลผลคำ Microsoft Word สามารถทำได้ หลายวิธี ดังนี้

วิธีที่ 1

1. ไปที่แท็บแทรก (Insert)

2. ไปที่เครื่องมือตาราง (Table) 

3. กำหนดจำนวนตารางที่ต้องการแทรก

วิธีที่ 2

1. ไปที่แท็บแทรก (Insert)

2. ไปที่เครื่องมือตาราง (Table)

3. เลือกแทรกตาราง (Insert Table)

4. จะปรากฏหน้าต่างขึ้นมา ให้กำหนดจำนวนช่องตารางที่จะสร้างขึ้นมา

5. เลือกตกลง OK

วิธีที่ 3

1. ไปที่แท็บแทรก (Insert)

2. ไปที่เครื่องมือตาราง (Table)

3. เลือกวาดตาราง (Draw Table) จะปรากฎดินสอสำหรับวาดตารางขึ้นมา

วิธีที่ 4

1. ไปที่แท็บแทรก (Insert)

2. ไปที่เครื่องมือตาราง (Table)

3. เลือกกระดาษคำนวณ Excel (Excel Spreadsheet)

4. จะปรากฏหน้าต่างโปรแกรม Microsoft Excel ขึ้นมา

วิธีที่ 5

1. ไปที่แท็บแทรก (Insert)

2. ไปที่เครื่องมือตาราง (Table)

3. เลือกตารางด่วน (Quick Tables)

4. เลือกรูปแบบตารางด่วนที่ต้องการ

การนำเสนอข้อมูล (Presentation of Data) เป็นการนำข้อมูลที่รวบรวมข้อมูลที่ได้จากการศึกษามานำเสนอ หรือทำการเผยแพร่ให้ผู้ที่สนใจได้รับทราบ หรือนำไปวิเคราะห์เพื่อไปใช้ประโยชน์ ซึ่งสามารถแบ่งออกได้ 2 ลักษณะ คือ

1. การนำเสนออย่างไม่เป็นแบบแผน (informal presentation) หมายถึง การนำเสนอที่ไม่มีกฎเกณฑ์อะไรที่จะต้องถือเป็นหลักมากนัก เช่น

1.1 การนำเสนอในรูปของบทความ เป็นการนำเสนอข้อมูลที่เป็นบทความ และข้อเขียนต่าง ๆ เช่น “ในระยะเวลา  1  ปี

ที่ผ่านมาการเมืองของไทยอยู่ในสภาพที่ขาดเสถียรภาพ   มีการเดินขบวนเรียกร้องในด้านต่าง ๆ มากมาย เนื่องจากความเป็นอยู่ที่แตกต่างกัน   พระบาทสมเด็จพระเจ้าอยู่หัว  ท่านได้ให้แนวทางในการดำเนินชีวิตแบบเศรษฐกิจพอเพียงและแนวทางสมานฉันท์เพื่อให้ความเป็นอยู่ที่ดีและเกิดความปองดองในชาติ”

1.2 การนำเสนอข้อมูลในรูปของข้อความกึ่งตาราง  เป็นการนำเสนอข้อมูลที่มีข้อความและมีส่วนหนึ่งนำเสนอข้อมูล

ด้วยตาราง เช่น นักเรียนชั้นประถมศึกษาปีที่ 4 ในปีการศึกษา 2565 มีสถิติการมาสายลดลง เมื่อเทียบกับสถิติการมาสายใน 3 ปีที่ผ่านมา ดังตาราง

2. การนำเสนออย่างมีแบบแผน (formal presentation) เป็นการนำเสนอที่จะต้องปฏิบัติตามหลักเกณฑ์ ที่ได้กำหนดไว้เป็นมาตรฐาน เช่น

2.1 การนำเสนอในรูปตาราง (Tabular  presentation) ข้อมูลต่าง ๆ ที่เก็บรวบรวมมาได้เมื่อทำการประมวลผลแล้ว จะอยู่ในรูปตาราง ส่วนการนำเสนออย่างอื่นเป็นการนำเสนอโดยใช้ข้อมูลจากตาราง

2.2 การนำเสนอด้วยกราฟเส้น (Line graph) เหมาะสำหรับข้อมูล ที่อยู่ในรูปของอนุกรมเวลา เช่น แสดงราคาเฉลี่ยของน้ำมันดิบและน้ำมันสำเร็จรูป ปี 2538 - 2546

2.3 การนำเสนอด้วยแผนภูมิแท่ง (Bar chart) ประกอบด้วยรูปแท่งสี่เหลี่ยมผืนผ้า ซึ่งแต่ละแท่งมีความหนาเท่าๆ กัน โดยจะวางตามแนวตั้ง หรือ แนวนอนของแกนพิกัดฉากก็ได้

2.4 การนำเสนอด้วยรูปแผนภูมิวงกลม (Pie chart) เป็นการแบ่งวงกลมออกเป็นส่วนต่าง ๆ ตามจำนวนชนิดของ

ข้อมูลที่จะนำเสนอ