ชนิดข้อมูลแบ่งตามแหล่งที่มา มี 2 ชนิด คือ

  1. ข้อมูลปฐมภูมิ (Primary data)

         คือ ข้อมูลที่เก็บรวบรวมมาจากแหล่งข้อมูลขั้นต้นหรือได้มาจากแหล่งข้อมูลโดยตรง เช่น ข้อมูลนักเรียนที่ได้มาจากการตอบแบบสอบถาม การสำรวจ การสัมภาษณ์ การวัด การสังเกต การทดลอง เป็นต้น ซึ่งข้อมูลที่ได้จะมีความถูกต้อง ทันสมัย และเป็นปัจจุบัน

2. ข้อมูลทุติยภูมิ (Secondary data)

          คือ ข้อมูลที่ได้จากแหล่งที่รวบรวมข้อมูลไว้แล้ว โดยผู้หนึ่งผู้ใด หรือหน่วยงานได้ทำการ เก็บรวบรวมหรือเรียบเรียงไว้ ซึ่งข้อมูลสามารถนำมาใช้อ้างอิงได้เลย เช่น ข้อมูลสำมะโน ประชากร จากสำนักงานสถิติแห่งชาติ ข้อมูลปริมาณน้ำฝน จากกรมชลประทาน เป็นต้น

ชนิดข้อมูลแบ่งตามรูปแบบการแทนข้อมูล มี 4 ชนิด คือ

     1. ข้อมูลชนิดตัวเลข (Numeric data)

      ข้อมูลที่สามารถนำไปคำนวณได้ อาจอยู่ในรูปของจำนวนเต็ม ทศนิยม เศษส่วน

     2. ข้อมูลชนิดตัวอักษร/อักขระ (Character data)

           ข้อมูลที่ไม่สามารถนำไปคำนวณได้ แต่อาจนำไปเรียงลำดับได้ เช่น ชื่อ ที่อยู่ เบอร์ โทรศัพท์ เลขประจำตัวประชาชน หมายเลขโทรศัพท์

     3. ข้อมูลชนิดตัวอักษรเลข (Alphanumeric data)

           ข้อมูลที่มีทั้งตัวอักษร (อักษรภาษาอังกฤษ) ตัวเลข และตัวสัญลักษณะพิเศษ    

4. ข้อมูลชนิดมัลติมีเดีย (Multimedia data)

           ข้อมูลที่มีทั้งภาพ เสียง ข้อความปนกัน

การรวบรวมข้อมูล (Data Compilation) เป็นการนำเอาข้อมูลจากแหล่งต่างๆ มารวมกันไว้ในรูปแบบที่เหมาะสม ด้วยวิธีต่างๆ เป็นกระบวนการรวบรวมและการวัดข้อมูลเกี่ยวกับตัวแปรที่เราสนใจให้เป็นระบบที่ทำให้ได้ข้อมูลนำไปใช้ต่อได้ แม้ว่าจะมีวิธีในการเก็บรวบรวมข้อมูลที่แตกต่างกันไปตามหลักเกณฑ์ แต่ก็ยังคงให้ความสำคัญกับการเก็บรวบรวมข้อมูลที่ถูกต้องและเที่ยงตรง

สารสนเทศ (Information) คือ การทำข้อมูลมาผ่านระบบการประมวลผล วิเคราะห์สรุปผลด้วยวิธีการต่าง ๆ แล้วเก็บรวบรวมไว้ เพื่อนำมาใช้ประโยชน์ตามต้องการ

ระบบสารสนเทศ (Information System หรือ IS) คือ ระบบของการจัดเก็บ ประมวลผลข้อมูล โดยอาศัยบุคคลและเทคโนโลยีสารสนเทศในการดำเนินการ เพื่อให้ได้สารสนเทศที่เหมาะสมกับงาน

องค์ประกอบของระบบสารสนเทศ มี ดังนี้

1. ฮาร์ดแวร์

2. ซอฟต์แวร์

3. ข้อมูลและสารสนเทศ

4. บุคลากร

5. กระบวนการทำงาน

ระบบสารสนเทศ (Information System หรือ IS) เป็นระบบสนับสนุนการบริหารงานการจัดการ และการปฏิบัติการของบุคคลไม่ว่าจะเป็นระดับบุคคลระดับกลุ่มหรือระดับองค์การไม่ใช่มีเพียงเครื่องคอมพิวเตอร์เท่านั้นแต่ยังมีองค์ประกอบอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับความสำเร็จของระบบอีกรวม 5 องค์ประกอบ ซึ่งจะขาดองค์ประกอบใดองค์ประกอบหนึ่งไม่ได้ คือ

1. ฮาร์ดแวร์ หรือ เครื่องคอมพิวเตอร์

ฮาร์ดแวร์เป็นองค์ประกอบสำคัญของระบบสารสนเทศหมายถึง เครื่องคอมพิวเตอร์ อุปกรณ์รอบข้าง รวมทั้งอุปกรณ์สื่อสารสำหรับเชื่อมโยงคอมพิวเตอร์เข้าเป็นเครือข่าย เช่น เครื่องพิมพ์ เครื่องกราดตรวจ(Scanner)

2. ซอฟต์แวร์

เป็นองค์ประกอบที่สำคัญประการที่สองซึ่งก็คือลำดับขั้นตอนของคำสั่งที่จะสั่งให้ฮาร์ดแวร์ทำงาน เพื่อ ประมวลผลข้อมูลให้ได้ผลลัพธ์ตามความต้องการของการใช้งานลักษณะการใช้งานของซอฟต์แวร์ก่อนหน้านี้ ผู้ใช้จะต้องติดต่อใช้งานโดยใช้ข้อความเป็นหลัก แต่ในปัจจุบันซอฟต์แวร์มีลักษณะการใช้งานที่ง่ายขึ้น  โดยมีรูปแบบการติดต่อที่สื่อความหมายให้เข้าใจง่าย

3. ข้อมูลและสารสนเทศ

เป็นองค์ประกอบที่สำคัญอีกประการหนึ่งของระบบสารสนเทศ การเก็บข้อมูลจากแหล่งกำเนิดข้อมูลจะต้องมีความถูกต้องมีการตรวจสอบแล้วเท่านั้นจึงจะมีประโยชน์ ข้อมูลจำเป็นจะต้องมีมาตรฐานเมื่อใช้งานในระดับกลุ่มหรือระดับองค์การข้อมูลต้องมีโครงสร้างในการจัดเก็บที่เป็นระบบระเบียบเพื่อการสืบค้นที่รวดเร็วมีประสิทธิภาพ

4. บุคลากร

บุคลากรในระดับผู้ใช้ ผู้บริหาร ผู้พัฒนาระบบ นักวิเคราะห์ระบบ และนักเขียนโปรแกรม เป็นองค์ประกอบสำคัญ ใน ความสำเร็จของระบบสารสนเทศบุคลากรมีความรู้ ความสามารถทางคอมพิวเตอร์มากเท่าใดโอกาสที่จะใช้งานระบบสารสนเทศและระบบคอมพิวเตอร์ได้เต็มศักยภาพและคุ้มค่ายิ่งมากขึ้นเท่านั้น ผู้ใช้มีโอกาสพัฒนาความสามารถของตนเองและพัฒนาระบบงานได้เองตามต้องการ

5. กระบวนการทำงาน

ขั้นตอนการปฏิบัติงานของผู้ใช้หรือของบุคลากรที่เกี่ยวข้องเป็นเรื่องสำคัญ เมื่อได้พัฒนาระบบงานแล้ว ขณะที่ใช้งานก็จำเป็นต้องคำนึงถึงลำดับขั้นตอนของคนและความสัมพันธ์กับเครื่อง ทั้งในกรณีปกติและกรณีฉุกเฉิน เช่น การบันทึกข้อมูล การประมวลผล การปฏิบัติงานเมื่อเครื่องชำรุดหรือข้อมูลสูญหาย และ การทำสำเนาข้อมูลสำรองเพื่อความปลอดภัย และการทำเอกสารคู่มือการใช้งานที่ชัดเจน

การจัดการข้อมูลและสารสนเทศ มีองค์ประกอบหลักการทำงาน คล้ายกับระบบการทำงานระบบการทำงานของคอมพิวเตอร์ คือ ประกอบไปด้วย

1. การนำเข้าข้อมูล 

คือ การนำเข้าข้อมูลประกอบไปด้วยขั้นตอนการรวบรวมข้อมูล การตรวจสอบข้อมูล และการเตรียมข้อมูล

2. การประมวลผลข้อมูล

ประมวลผล (Data Processing) เป็นการประมวลผลทางข้อมูลเป็นการนำข้อมูล ที่เก็บรวบรวมได้มาผ่านกระบวนการต่าง ๆ เพื่อแปรสภาพข้อมูลให้อยู่ในรูปแบบที่ต้องการ เรียกว่า ข้อมูลสนเทศหรือสารสนเทศ (Information) ซึ่งมีวิธีการประมวลผลได้หลายวิธี เช่น

การรวบรวมเป็นแฟ้มข้อมูล

การคำนวณ

การเปรียบเทียบ

การเรียงลำดับ

การจัดกลุ่มข้อมูล

การจัดทำรายงาน

3. การเก็บรักษาข้อมูล

คือ การเก็บบันทึกผลลัพธ์บางส่วนที่ยังไม่ได้ต้องการนำไปใช้งานในขณะนั้นลงสู่สื่อบันทึกข้อมูล ตลอดจนปรับปรุงข้อมูลให้มีความทันสมัยอยู่เสมอ

4. การแสดงผล

คือ การจัดรูปแบบของสารสนเทศที่เป็นผลลัพธ์จากการประมวลผลให้อยู่ในรูปแบบของรายงาน ตาราง แบบฟอร์ม แผนภูมิ หรือ อื่นๆ เพื่อให้สะดวกในการศึกษา ง่ายต่อการทำความเข้าใจ และสอดคล้องกับวัตถุประสงค์

ซอฟต์แวร์ คือ ชุดคำสั่งหรือโปรแกรมที่ใช้สั่งเครื่องคอมพิวเตอร์ให้ทำงานได้ตรงตามความต้องการและถูกต้อง สามารถแบ่งออกเป็น 2 ปรเภท คือ

1. ซอฟต์แวร์ระบบ (System Software) 

เป็นโปรแกรมหรือชุดคำสั่งที่เขียนขึ้นเพื่อควบคุมการทำงานของเครื่องคอมพิวเตอร์ให้ประสานกัน และควบคุมลำดับขั้นตอนการทำงานของอุปกรณ์ต่าง ๆในระบบคอมพิวเตอร์ ซอฟต์แวร์ระบบที่นิยมแพร่หลาย ได้แก่ DOS, UNIX, WINDOWS, SUN, OS/2, NET WARE เป็นต้น โปรแกรมระบบปฏิบัติการ (Operating Systems : OS) หรือ Supervisory Programs หรือ Monitors Programs เป็นโปรแกรมที่สำคัญที่สุดอีกประการหนึ่งและมีความสลับซับซ้อนมาก ช่วยให้คอมพิวเตอร์สามารถควบคุม (Control) การปฏิบัติงานของเครื่องได้เองโดยอัตโนมัติ และดูแลตรวจตราทุก ๆ การทำงานของฮาร์ดแวร์ในระบบคอมพิวเตอร์ นับตั้งแต่เปิดเครื่องจนกระทั่งปิดเครื่อง ทำหน้าที่เป็นตัวกลางเชื่อมระหว่างซอฟต์แวร์กับฮาร์ดแวร์

2. ซอฟต์แวร์ประยุกต์ (Application Software)

เป็นซอฟต์แวร์ที่พัฒนาขึ้น เพื่อประยุกต์ใช้ตามความต้องการของผู้ใช้งานและสามารถนำมาใช้ประโยชน์กับงานเฉพาะอย่าง หรือเฉพาะด้าน โดยซอฟต์แวร์ประยุกต์นั้น จำเป็นต้องทำงานภายใต้สภาพแวดล้อมของซอฟต์แวร์ระบบ ดังนั้นซอฟต์แวร์ประยุกต์จึงได้รับความนิยมใช้งานอย่างแพร่หลายในทุกวงการ